Dimensi-dimensi Komunikasi Dalam Kehidupan Organisasi

1. 1.      Komunikasi Internal

Komunikasi internal dapat didefinisikan oleh. Brennan (dalam Effendy)   (2003) sebagai :

      “Interchange of ideas among the administrators and in particular structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (operations management)”.(Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal didalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)” (Brennan dalam Effendy, 2003;122).

  Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk menyelenggarakannya dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, pimpinan atau administrator mengadakan peraturan sedemikian rupa. Dimana pimpinan tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan. Pimpinan membuat kelompok menurut jenis pekerjaannya dan mengangkat seorang sebagai penanggung jawab atas kelompoknya.

Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan para penanggung jawab kelompok. Jumlah kelompok serta besarnya kelompok bergantung pada besar-kecilnya organisasi. Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu : komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

a)      Komunikasi vertikal

Komunikasi  vertikal, dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah (downward communications). Mereka yang berotoritas lebih rendah ke jabatan berotoritas lebih tinggi (upward communications), adalah komunikasi dari pimpinan kebawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal-balik (two-way traffic communications). Alam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Dalam pada itu, bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran dan sebagainya kepada pimpinan.

Komunikasi dua arah secara timbal-balik tersebut dalam organisasi sangat penting sekali. Karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, maka roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan seluruh karyawan, bisa juga bertahap melalui eselon-eselon yang banyak bergantung pada besar dan kecilnya perusahaan. Akan tetapi, komunikasi vertikal yang lancar, terbuka, dan saling mengisi merupakan pencerminan sikap kepemimpinan yang demokratis, yakni jenis kepemimpinan yang paling baik diantara jenis-jenis kepemimpinan lainnya.

b)      Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim.

Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah taggung jawab. Dalam komunikasi seperti ini desas-desus cepat sekali menyebar dan menjalar, biasanya yang menjadi perbincangan adalah masalah-masalah pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan.

Pemecahan masalah yang timbul akibat proses komunikasi dengan jalur seperti itu adalah tugas public relations (kepala hubungan masyarakat). Tugas pekerjaan kepala humas sebenarnya tidak hanya ke luar (eksternal), tetapi juga ke dalam (internal). Oleh karena itu, ruang lingkup kegiatan public relations terdapat apa yang disebut internal public relations, yang diantaranya mencakup apa yang dinamakan employee relations, yakni hubungan dengan karyawan. Dalam rangka pelaksanaan employee relations ini, public relations officer terjun kebawah, bergaul dengan karyawan untuk menampung keluhan, keinginan, atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada pekerjaan.

Menjalar desas-desus dikalangan karyawan mengenai suatu hal sering kali disebabkan oleh interprestasi yang salah. Tugas kepala humaslah untuk meluruskan, menetralisir, dan menganalisisnya sehingga berada dalam proporsi yang sebenarnya. Antara komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal terkadang-kadang terjadi apa yang disebut komunikasi diagonal. Komunikasi diagonal atau disebut komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain.

1. 2.      Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen, direktorat, jawatan dan pada perusahaan-perusahaan besar, disebabkan oleh luasnya ruang lingkup, komunikasi lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat daripada oleh pimpinan sendiri. Pimpinan sendiri hanyalah terbatas pada hal-hal yang sangat dianggap penting, yang tidak bisa diwakilkan kepada orang lain, umpamanya perundingan yang menyangkut kebijakkan organisasi. Dimana dilakukan oleh kepala humas dalam kegiatan komunikasi eksternal yang merupakan tangan kanan pimpinan.

Komunikasi eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik, yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan dari khalayak kepada organisasi.

a)            Komunikasi  dari organisasi kepada khalayak

         Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin.

b)            Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka ini disebut opini publik.

Ada beberapa syarat-syarat komunikasi efektif dan bisa diterima oleh karyawan sebagai berikut :

1. Pesan dapat dimengerti
2. Pada saat keputusan diambil, karyawan percaya bahwa komunikasi yang dilancarkan cocok dengan tujuan organisasi
3. Komunikasi cocok dengan kepentingan pribadi karyawan
4. Secara mental dan fisik, karyawan mampu melaksanakannya

Sistem dan proses komunikasi organisasi seperti diuraikan diatas berlaku untuk jenis organisasi ke karyawan apapun : perusahaan, jawatan, badan, lembaga, dan lain-lain.

Tinjauan Karyawan Dalam Proses Komunikasi

Karyawan adalah orang-orang  yang terikat yang berada dalam suatu perusahaan atau organisasi dan juga merupakan asset utama suatu organisasi yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam suatu organisasi sehingga tidak seperti mesin, uang dan material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu Keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi didukung oleh karyawan.

  Dimana karyawan sebagai sumber daya manusia yang perlu dikembangkan secara terus menerus agar diperoleh sumber daya manusia yang bermutu dalam arti yang sebenarnya, yaitu pekerjaan yang dilaksanakannya akan menghasilkan sesuatu yang memang dikehendaki dan berguna bagi perusahaan. Sebagai penggerak pembangunan, karyawan dituntut untuk mampu mengatasi segala tantangan dan diharapkan mampu memanfaatkan peluang serta dapat memenuhi tuntutan kebutuhan. Khususnya yang ada atau datang dari lingkungan kerjanya.

Tinjauan Pemimpin Dalam Proses Komunikasi

                  Sebagai pusat kekuatan dan dinamisator bagi organisasi (perusahaan, kesatuan, jawatan, dan lain-lain) pemimpin harus selalu berkomunikasi dengan semua pihak, baik melalui hubungan formal maupun informal. Menurut Kartono

(2003) pemimpin adalah :

“Seorang pribadi yang memiliki kecakapan dan kelebihan, khususnya kecakapan kelebihan di satu bidang, sehingga dia mampu mempengaruhi orang-orang lain untuk barsama-sama melakukan aktivitas-aktivitas tertentu, demi pencapaian satu atau beberapa tujuan” (Kartono, 2003;9).

            Sedangkan fungsi kepemimpinan adalah memandu, menuntun, membimbing, membangun, memberi, atau membangunkan motivasi-motivasi kerja, mengemudikan organisasi, menjalin jaringan-jaringan komunikasi yang baik, memberikan supervisi/pengawasan yang efisien, dan membawa para pengikutnya kepada sasaran yang ingin dituju, sesuai dengan ketentuan waktu dan perencanaan.  Pemimpin bertindak dengan cara mempelancar produktivitas, moral tinggi, respon yang energik, kecakapan kerja yang berkualitas, komitmen, efisiensi, sedikit kelemahan, kepuasan, kehadiran, dan kesinambungan dalam organisasi.

   Selain itu suksesnya pelaksanaan tugas pemimpin itu sebagian besar ditentukan oleh kemahirannya menjalin komunikasi yang tepat dengan semua pihak, secara vertikal maupun secara horizontal. Kepemimpinan diwujudkan melalui gaya komunikasi dan gaya kerja atau cara bekerja sama dengan orang lain yang konsisten. Melalui apa yang dikatakannya (bahasa) dan apa yang diperbuatnya (tindakan), seseorang membantu orang-orang lainnya untuk memperoleh hasil yang diinginkan.

Cara seseorang berbicara kepada yang lainnya dan cara seseorang bersikap di depan orang lain merupakan suatu gaya kerja dan gaya komunikasi. Konsep gaya menunjukan bahwa kita berurusan dengan kombinasi bahasa dan tindakan, yang tampaknya menggambarkan suatu pola yang cukup konsisten.

Menurut Sayles (dalam Kartono, 2003) dan  Strauss, mengemukakan beberapa tipe komunikasi yaitu tipe lingkaran, tipe rantai, tipe-Y, tipe roda, tipe bintang, tipe lainnya adalah komunikasi searah, dan komunikasi dua arah. Selanjutnya, keberhasilan kepemimpinan itu bergantung pada :

“Kemampuan pemimpin menjabarkan kebijakan/policy organisasi dan ide-ide sendiri ke dalam pengertian-pengertian praktis, yang bisa dipahami dan dapat dilaksanakan oleh para pengikut atau bawahannya”. (Sayles & Strauss, dalam Kartono, 2003;121)

Maka komunikasi yang efektif dan terbuka akan memudahkan penjabaran kebijakan tersebut sekaligus memberikan fasilitas kelancaran kerja. Komunikasi ini juga menjadi sarana primer untuk mengubah tingkahlaku, dengan jalan mempengaruhi dan meyakinkan para pengikut. Maka ada dua bentuk komunikasi dalam kepemimpinan organisasi yaitu komunikasi satu arah atau one way communicaton, dan komunikasi dua arah atau two way communication.

Keuntungan komunikasi searah antara lain ialah sebagai berikut :

• Dapat berlangsung cepat dan efisien, berlangsung “top down”.
• Dapat melindungi pemimpin, sehingga orang atau para pengikut tidak dapat melihat dan menilai kesalahan-kesalahan dan kelemahan pemimpin

Sedangkan kelemahan pada komunikasi satu arah ialah :

• Kepemimpinannya bersifat otoriter
• Dapat menimbulkan ketidakjelasan, salah paham, penafsiran yang keliru, sentimen dan banyak ketegangan.

            Selanjutnya, keuntungan dan kerugian komunikasi dua arah ialah:

• Semua perintah dapat diterima dengan lebih akurat, tepat, karena dapat ditanyakan dan didiskusikan apabila pesan-pesan yang diberikan kurang dapat dimengerti.
• Bisa dikurangi salah paham dan salah interprestasi.
• Suasananya lebih demokratis.

Sebaliknya, beberapa segi kelemahan komunikasi dua arah ialah :

• Komunikasi dan kepatuhan berlangsung lebih lambat.
• Kemungkinan besar muncul sikap “menyerang” pada pengikut/anak buah, dan terdapat sikap bertahan pada diri pemimpin.
• Setiap saat bisa timbul masalah-masalah baru yang tidak terduga-duga dengan adanya dialog terbuka. Artinya dapat muncul satu seri permasalahan kepemimpinan (manajemen) baru, yang bisa menyulitkan posisi pemimpin.

            Dari pernyataan diatas maka dapat di simpulkan bahwa suksesnya kepemimpinan itu disebabkan oleh keberuntungan seorang pemimpin yang memiliki bakat alam yang luar biasa. Oleh karena itu pemimpin memiliki kharisma dan kewibawaan untuk memimpin massa yang ada di sekitarnya. Tegasnya, pemimpin yang sukses itu menjalankan kepemimpinannya tanpa teori, tanpa menjalani pelatihan dan pendidikan sebelumnya.

Pemimpin Sebagai Komunikator

Komunikator adalah pihak yang mengirim pesan kepada khalayak. Karena itu komunikator biasa disebut pengirim, Sumber, source atau encoder. Sebagai pelaku utama dalam proses komunikasi disini, pemimpin adalah seorang komunikator dalam sebuah perusahaan, pemimpin memegang peranan penting dalam perusahaan, terutama dalam mengendalikan jalannya komunikasi. Untuk itu, seorang pemimpin sebagai komunikator harus terampil berkomunikasi, dan juga kaya ide serta penuh daya kretivitas.

Untuk mencapai komunikasi yang mengena, seorang komunikator atau pemimpin juga harus memiliki kepercayaan (credibility), kemampuan, kejujuran, keramahan, serta daya tarik.

a)      Kepecayaan (Credibility)

            Kredibilitas ialah seperangkat persepsi tentang kelebihan-kelebihan yang dimiliki sumber sehingga diterima atau diikuti khalayak (penerima). Gobbel, Menteri Propaganda Jerman dalam Perang Dunia II menyatakan bahwa, untuk menjadi seorang komunikator yang efektif harus memiliki kedibilitas yang tinggi. Kredibilitas menurut Aristoteles, bisa diperoleh jika seorang komunikator memiliki ethos, pathos, dan logos. Ethos adalah kekuatan yang dimiliki pembicara dari karakter pribadinya, sehingga ucapan-ucapannya dapat dipercaya. Pathos adalah kekuatan yang dimiliki seorang pembicara dalam mengendalikan emosi pendengarnya, sedangkan logos adalah kekuatan yang dimiliki komunikator melalui argumentasinya.

b)        Kejujuran

           Kejujuran adalah salah satu faktor untuk menumbuhkan sikap percaya. Sebagai komunikator atau pemimpin kita harus jujur mengungkapkan diri kita kepada bawahan. Kita harus menghindari terlalu banyak melakukan “penopengan” atau “ pengelolaan pesan” karena hal tersebut dapat menghilangkan rasa kepercayaan bawahan kepada pemimpin. Karena kejujuran adalah awal dari kepercayaan, kejujuran juga menyebabkan perilaku kita dapat diduga oleh orang lain.

c)       Kemampuan

          Kemampuan adalah kapasitas/sifat individu yang dibawa sejak lahir atau dipelajari yang memungkinkan seseorang untuk melakukan/menyelesaikan barbagai macam tugas dan pekerjaan.

d)      Daya tarik (attractivness)

         Daya tarik adalah salah satu faktor yang harus memiliki oleh seorang komunikator selain kredibilitas. Faktor daya tarik (attractiveness) banyak menentukan berhasil tidaknya komunikasi pendengar atau pembaca bisa saja mengikuti pandangan seorang komunikator, karena ia memiliki daya tarik dalam hal kesamaan (similarty), dikenal baik (familiarity), disukai (liking) dan fisiknya (physic).

e)      Keramahan

Keramahan adalah salah satu faktor yang harus dimiliki seorang pemimpin atau seorang komunikator dalam menyampaikan pesan kepada para bawahan sehingga para bawahannya merasa dekat dan nyaman. Keramahan bisa ditunjukkan dengan senyuman pada saat pemimpin bertemu bawahan. Dengan ringkas dapat dinyatakan, pemimpin dan kepemimpinan itu dimanapun juga dan kapanpun juga selalu diperlukan, khususnya pada zaman modern sekarang dan dimasa mendatang.